Zeit · Offerten · Rechnungen · MWST
Erfassen. Verrechnen. Punkt.
Du tippst nichts zweimal ab. Aus der erfassten Stunde wird die Rechnungsposition, aus der Rechnung der Zahlungseingang, aus dem Zahlungseingang die Ziffer der MWST-Abrechnung. Gebaut für die Schweiz, mit XRechnung für Deutschland.
- Gehostet in der Schweiz
- QR-Rechnung
- MWST nach ESTV-Ziffern
- DE · EN · FR · IT
Drei Dinge, die du ab morgen nicht mehr machst
Zeffio ist kein weiteres Werkzeug neben den anderen. Es ist die Kette dazwischen – und die war bisher aus Copy-Paste.
Stunden abtippen
Erfasste Zeit steht bereits bewertet da. Beim Schreiben der Rechnung ziehst du sie herüber – Text, Menge und Ansatz kommen mit. Was verrechnet ist, wird gesperrt und kann nicht zweimal auf eine Rechnung geraten.
Suchen, was offen ist
Offene Beträge, überfällige Rechnungen, die nächste Fälligkeit und das Restbudget jedes Projekts stehen auf der Startseite. Ohne Tabelle daneben, ohne Nachrechnen am Monatsende.
Den Ordner für die Treuhand füllen
Ein Klick erzeugt das Übergabepaket: Journal mit Konto und Gegenkonto, alle Stammdaten, jede Rechnung und jeden Beleg als PDF, dazu Prüfsummen. Herstellerneutral – niemand bleibt an Zeffio gebunden.
Ein Auftrag, ein Durchlauf – ohne Bruchstellen
Die meisten Werkzeuge decken ein Stück davon ab, und zwischen den Stücken sitzt Handarbeit. Bei Zeffio trägt jeder Schritt den nächsten: Die erfasste Stunde wird zur Position, die Position zur Rechnung, die Zahlung zur MWST-Ziffer.
Drei Arten zu arbeiten, ein Werkzeug
Freischaffend
Du machst alles selbst: Zeit, Offerte, Rechnung, Mahnung, MWST. Am Jahresende zeigt dir der Jahresrückblick, wie das Jahr wirklich lief – Stunden, Umsatz je Kunde, Zahlungstreue.
Team und Agentur
Mehrere Personen, klare Rollen. Wer was sieht und darf, entscheidest du. Für heikle Schritte – Versand, Storno, Periodenexport – kann Zeffio eine zweite Person verlangen.
Mit Treuhand
Deine Treuhand bekommt entweder einen eigenen Zugang mit passender Rolle – oder einfach das Übergabepaket der Periode. Beides ohne Umweg über dich und ohne Sammelmail.
Sechs Bildschirme, ein Arbeitstag
Echte Aufnahmen aus der App, mit Beispieldaten. Wähle einen Bereich.
Alles Wichtige auf einem Bildschirm
Oben, was heute gilt – unabhängig von jedem Filter. Darunter der gewählte Zeitraum mit Auswertung.
- Stunden heute und diese Woche, offener Betrag mit überfälligem Anteil
- Wochendiagramm und Verteilung der Stunden auf die Projekte
- Offene Rechnungen und anstehende Abrechnungen aus Verträgen
- Warnungen, wenn ein Budget knapp wird oder ein Meilenstein überfällig ist
Erfassen, ohne es zu merken
Timer starten und weiterarbeiten. Der Timer läuft beim Seitenwechsel weiter und lässt sich aus der Kopfzeile stoppen.
- Tag, Woche, Monat oder alles – mit Diagramm und Summen
- Schnellbuchung je Projekt: 15 min, 30 min, 1 h per Klick
- Buchen in einem Satz: «3h gestern Nachmittag Nordlicht Wireframes»
- Zeffio fragt nach, wenn zwei Einträge sich überschneiden
Die Stunden sind schon da
Rechts stehen die unverrechneten Stunden und die weiterverrechenbaren Ausgaben des Kunden. Ein Klick, und sie sind Positionen.
- Mehrere MWST-Sätze auf einem Beleg, Rabatt je Position oder aufs Ganze
- PDF mit Schweizer QR-Zahlteil, scanbar von jeder Banking-App
- Anzahlung, Teil- und Schlussrechnung – Angerechnetes zieht sich selbst ab
- Versendetes ist gesperrt: korrigiert wird über Storno oder Gutschrift
Die Abrechnung, Ziffer für Ziffer
Umsatz, Vorsteuer und Zahllast je ESTV-Ziffer – aufklappbar bis auf den einzelnen Beleg, damit jede Zahl erklärbar bleibt.
- Effektiv oder Saldosteuersatz, vereinbart oder vereinnahmt
- Periode abschliessen – die Zahlen werden als Momentaufnahme festgehalten
- Ändert sich danach ein Beleg, sagt Zeffio, dass die Abrechnung abweicht
- Nicht steuerpflichtig? Ein Schalter, und kein Beleg weist Steuer aus
Zahlen, die eine Frage beantworten
Jede Kachel vergleicht mit der Vorperiode oder dem Vorjahr und erklärt, wie sie rechnet.
- Umsatz, Kosten, Deckungsbeitrag und verrechenbare Quote
- Offene Posten nach Alter in fünf Stufen, dazu die Zahlungsdauer
- Vorschau auf die laufende Steuerperiode und die nächsten drei Monate
- Alles als CSV, wenn du es in einer Tabelle weiterrechnen willst
Auch auf dem Handy ein Werkzeug
Zeffio lässt sich wie eine App installieren – ohne Store, direkt aus dem Browser.
- Der Timer läuft offline weiter und bucht nach, sobald du wieder Empfang hast
- Am unteren Rand die vier Bereiche, die unterwegs zählen
- Dieselben Daten wie am Schreibtisch – kein zweites Konto, keine Synchronisation von Hand
Die Arbeit festhalten, solange du sie noch weisst
Was hier sauber landet, muss später niemand rekonstruieren.
Timer & Schnellbuchung
Starten, stoppen, fertig – der Timer läuft beim Seitenwechsel weiter und lässt sich aus der Kopfzeile stoppen. Oder nachtragen: 15 min, 30 min, 1 h per Klick.
Buchen in einem Satz
«3h gestern Nachmittag Nordlicht Wireframes» – Zeffio füllt das Formular aus. Gespeichert wird nichts von selbst, und was unklar bleibt, bleibt leer statt geraten.
Projekte
Jedes Projekt kennt seinen Kunden, seinen Stundensatz und seinen Abrechnungstakt. Erfasste Zeit ist damit sofort bewertet.
Budgets, Meilensteine & Marge
Budget in Stunden oder Franken hinterlegen und sehen, wie viel davon aufgebraucht ist – bevor es unangenehm wird. Dazu Deckungsbeitrag und Marge je Projekt.
Kunden & Ansprechpersonen
Mehrere Kontakte pro Kunde mit Rollen: Wer bekommt die Rechnung, wer die Mahnung, wer nur eine Kopie. Dazu Sprache, Währung und Zahlungsfrist.
Leistungskatalog
Wiederkehrende Positionen einmal hinterlegen – samt kundenspezifischer Preise – statt sie jedes Mal neu zu tippen.
Ein Projekt weiss, wo es steht
Auftragswert, verbrauchtes Budget, Deckungsbeitrag und Marge – auf derselben Seite wie die Stunden, aus denen die Zahlen entstehen.
- Budgetbalken. In Stunden oder Franken, mit Warnung, bevor es unangenehm wird.
- Meilensteine mit Termin und Betrag – und der Hinweis, wenn einer überfällig ist.
- Direkt abrechnen. Anzahlung, Teil- oder Schlussrechnung als Entwurf, mit Rückfrage, wenn der Auftragswert überschritten würde.
- Verträge im Takt. Hosting, Wartung, Retainer: Im hinterlegten Rhythmus legt Zeffio die nächste Rechnung als Entwurf bereit – du prüfst und versendest.
Ein Jahr auf einen Blick
Jeder Tag ein Feld, je dunkler desto mehr Stunden. Die Skala ist fest – bis 2, bis 4, bis 8 Stunden –, damit zwei Jahre vergleichbar bleiben und ein ruhiger Sommer auch ruhig aussieht.
- Lücken sieht man sofort. Vergessene Erfassung fällt auf, solange du dich noch erinnerst.
- Ein Jahr zurückblättern und dasselbe Bild fürs Vorjahr sehen.
- Kein Ausreisser verzerrt es. Eine feste Skala statt «relativ zum stärksten Tag» – sonst drückt ein einziger Vierzehnstundentag jeden normalen Arbeitstag blass.
Belege, die einer Prüfung standhalten
Eine Rechnung ist kein PDF-Export, sondern eine Belegkette. Zeffio behandelt sie so – und nimmt dir trotzdem die Arbeit ab.
Offerten
Angebot schreiben, als PDF versenden, Annahme festhalten – und mit einem Klick in eine Rechnung, ein Projekt oder einen Vertrag überführen, ohne etwas abzutippen.
Der Hinweis vor dem Verschätzen
Beim Schreiben zeigt Zeffio, wie deine bisherigen Projekte für diesen Kunden gelaufen sind: «im Mittel 31 % mehr Zeit als geschätzt». Aus deinen eigenen Zahlen, erst ab drei vergleichbaren Projekten.
Schweizer QR-Rechnung
PDF mit QR-Zahlteil und strukturierter Referenz – von jeder Banking-App scanbar. Der Zahlteil trägt Rechnungsnummer, Datum und Steuer, damit die Buchung beim Empfänger von selbst zugeordnet wird.
Positionen, Sätze, Rabatte, Skonto
Mehrere MWST-Sätze auf einem Beleg, Null-Sätze mit Begründung, Rabatt je Position oder aufs ganze Dokument, Skonto bei früher Zahlung – korrekt gerechnet bis auf den Rappen.
Anzahlung, Teil- und Schlussrechnung
Grössere Aufträge in Schritten verrechnen. Die Schlussrechnung zieht bereits Angerechnetes selbst ab – und dieselbe Anzahlung kann nicht zweimal abgezogen werden.
XRechnung für Deutschland
Strukturierte Rechnungen nach EN 16931 – XRechnung als eigene XML-Datei, wahlweise als PDF mit eingebettetem XML. Gegen den offiziellen KoSIT-Validator geprüft. Empfänger in anderen Ländern können die Datei lesen, sofern sie EN 16931 unterstützen – die eigenen Formate und Meldewege einzelner Staaten unterstützt Zeffio nicht.
Storno & Gutschrift
Versendete Rechnungen sind gesperrt. Korrigiert wird über Storno, Neuentwurf oder Gutschrift – nie durch stilles Überschreiben. Die Belegkette bleibt lückenlos.
Versand mit Nachweis
Versendet über send@mail.zeffio.app im Namen deiner Firma – Antworten gehen direkt an dich. Das PDF wird als Beleg archiviert, der Zustellstatus mitverfolgt.
Kundenportal
Deine Kundschaft öffnet Offerte oder Rechnung über einen Link – ohne Konto, ohne Registrierung. Eine Offerte lässt sich dort direkt annehmen oder ablehnen.
Der Teil, den man am liebsten liegen lässt
Vom Zahlungseingang bis zur letzten Mahnung
Offene Posten sind kein Bauchgefühl, sondern eine Zahl. Zeffio hält sie aktuell – und erledigt das Nachfassen auf Wunsch selbst.
- Bankauszug einlesen. camt.053/054 oder CSV aus dem E-Banking – Zahlungen werden über die Referenz automatisch zugeordnet.
- Teilzahlungen. Offener Restbetrag statt «bezahlt oder nicht».
- Mahnwesen. Überfälliges wird erkannt, gestufte Mahnungen gehen auf Wunsch von selbst raus – höchstens drei, und jede nennt eine neue Frist.
- Zahlungsverhalten je Kunde. «Ø 3 Tage nach Fälligkeit, aus 7 bezahlten Rechnungen» – daneben immer, was gerade offen und überfällig ist.
Ausgaben & Belege
Lieferantenrechnungen mit Beleg-Datei erfassen, bezahlt setzen – und die Vorsteuer geltend machen. Privatanteil wird sauber abgezogen. Eingehende E-Rechnungen liest Zeffio aus und füllt das Formular.
Kundenkonto & Guthaben
Zu viel Bezahltes bleibt als Guthaben stehen und lässt sich verrechnen oder zurückzahlen. Jede Bewegung steht mit laufendem Saldo in einer Zeitleiste.
Erinnerungen
Was fällig wird, meldet sich in der Glocke – nicht erst, wenn der Kunde anruft.
Der Abschluss, ohne das Wochenende dafür
MWST-Abrechnung nach ESTV-Ziffern
Umsatz, Vorsteuer und Zahllast pro Ziffer – aufklappbar bis auf den einzelnen Beleg, damit jede Zahl erklärbar bleibt.
- Effektiv oder Saldosteuersatz, nach vereinbartem oder vereinnahmtem Entgelt – mit mehreren bewilligten Tätigkeiten, wenn es die braucht.
- Nicht steuerpflichtig? Ein Schalter genügt – dann weist Zeffio auf keinem Beleg Steuer aus.
- Periode abschliessen. Die Zahlen werden als Momentaufnahme festgehalten. Ändert sich danach ein Beleg, sagt dir Zeffio, dass die Abrechnung abweicht.
- Fremdwährung mit nachvollziehbarem Kurs – und Beträge werden nie über Währungen hinweg addiert.
Das Übergabepaket
Ein Klick, ein Paket: Journal mit Konto und Gegenkonto nach Kontenrahmen KMU, alle Stammdaten als CSV, jede Rechnung und jeden Beleg als PDF – dazu ein Verzeichnis mit Prüfsummen. Zweimal erzeugt heisst zweimal derselbe Inhalt.
Kontenzuordnung, die du bestimmst
Welche Erlös- und Aufwandkonten dein Journal nennt, stellst du in den Einstellungen ein. Deine Treuhand bekommt damit Zahlen, die in ihre Buchhaltung passen.
Daten mitbringen
Kunden, Projekte und Zeiteinträge lassen sich aus einer CSV übernehmen – mit Vorschau vor dem Speichern und der Möglichkeit, einen ganzen Import wieder rückgängig zu machen.
Allein starten, im Team weitermachen
Organisationen, Rollen und ein Vier-Augen-Prinzip
Zeffio wächst vom Einzelkonto zur Organisation, ohne dass du umziehen musst. Nichts wird stillschweigend geteilt – du lädst ein und bestimmst, wer was darf.
- Sechs Rollen. Von «Mitarbeit» bis Administration – jede sieht und darf genau so viel, wie sie soll.
- Freigaben. Rechnungsversand, Storno, Perioden-Export oder Zahlungskorrekturen können eine zweite Person verlangen.
- Zeit nur auf erlaubten Projekten. Du legst je Projekt fest, wer darauf buchen darf.
- Aktivitätsprotokoll. Wer wann was getan hat, bleibt nachvollziehbar.
Zahlen, die eine Frage beantworten
Ruhige Flächen, klare Statusfarben: Petrol heisst aktiv, Amber heisst offen oder fällig. Mehr Farben braucht ein Arbeitstag nicht.
Jahresrückblick
Stunden, Umsatz je Währung, wichtigste Kunden, Zahlungstreue und der Vergleich mit dem Vorjahr – als Seite und als PDF auf deinem Briefpapier.
Briefing für Woche oder Monat
Ein kurzer Text, der sagt, was gelaufen ist und was Aufmerksamkeit braucht. Was darin steht, entscheidet nicht das Sprachmodell, sondern der Code – es formuliert nur.
Suche über alles
Ein Feld für Kunden, Projekte, Rechnungen, Offerten, Verträge, Ausgaben und Zeiteinträge – auch in Positionen und Notizen. Das Ergebnis steht in der Adresse und lässt sich weitergeben.
Deine Zahlen gehören dir
Buchhaltungsdaten sind das Empfindlichste, was ein Betrieb hat. Darum steht hier, was gebaut ist – und nicht, was beruhigend klingt.
Zwei-Faktor-Anmeldung
Zusätzlicher Code aus deiner Authenticator-App. Dazu eine Liste der aktiven Sitzungen: abmelden wirkt auch auf dem anderen Gerät.
Sicherheitsprotokoll
Anmeldungen, Passwortwechsel und ein falsch eingegebener zweiter Faktor stehen sichtbar in deinem Konto – nicht nur in einem Protokoll, das niemand liest.
Gehostet in der Schweiz
Server und Datenbank stehen in der Schweiz. Die Datenschutzerklärung nennt jeden Auftragsverarbeiter beim Namen.
Getrennte Mandanten
Jede Zeile gehört einem Konto, und jeder Zugriff wird danach gefiltert. Das ist nicht behauptet, sondern gemessen: ein Test ruft jede Schnittstelle mit fremder Kennung auf.
Raus kommst du jederzeit
CSV überall, dazu das vollständige Übergabepaket und ein Download aller Daten deines Kontos. Kein Format, das nur Zeffio lesen kann.
Sicherung, die geprüft wird
Die Datensicherung wird nicht nur geschrieben, sondern regelmässig zurückgespielt – eine Sicherung, die noch nie zurückgelesen wurde, ist eine Vermutung.
Mehr dazu: Datenschutzerklärung und AVV & technische Massnahmen.
Was Zeffio nicht macht
Damit du es vorher weisst und nicht nach dem Einrichten.
Kurz beantwortet
Was kostet Zeffio?
Solange die Beta läuft, nichts. Preismodelle folgen – wer die Beta nutzt, erfährt es zuerst und rutscht in keinen Vertrag hinein.
Kann ich das ausprobieren, ohne ein Konto zu erstellen?
Ja. Die Demo öffnet einen eigenen Testbereich ohne Anmeldung – wahlweise mit Beispieldaten oder leer. Er ist von allen anderen getrennt und wird nach einem Tag gelöscht. Weil er ohne Anmeldung offensteht, gehören dort nur erfundene Angaben hinein.
Erstellt Zeffio eine Schweizer QR-Rechnung?
Ja. Das PDF trägt den QR-Zahlteil mit strukturierter Referenz, scanbar von jeder Banking-App. Der Zahlteil enthält zusätzlich Rechnungsnummer, Datum und Steuerangaben, damit die Buchung beim Empfänger von selbst zugeordnet wird.
Und Rechnungen an Kunden in Deutschland?
Zeffio erzeugt XRechnung für Deutschland nach EN 16931 – als eigene XML-Datei oder als PDF mit eingebettetem XML, geprüft gegen den offiziellen KoSIT-Validator. Empfänger anderswo können die Datei lesen, sofern sie EN 16931 unterstützen; die eigenen Formate und Meldewege einzelner Staaten unterstützt Zeffio nicht.
Komme ich an meine Daten wieder heran?
Jederzeit. Jede Liste lässt sich als CSV ausgeben, dazu gibt es das Übergabepaket der Periode – Journal, Stammdaten, alle Belege als PDF – und einen vollständigen Download aller Daten deines Kontos.
Läuft Zeffio auf dem Handy?
Ja. Zeffio lässt sich direkt aus dem Browser wie eine App installieren, ohne Store. Der Timer läuft dabei auch ohne Empfang weiter und bucht nach, sobald das Netz zurück ist.
Kann ich mit anderen zusammenarbeiten?
Ja. Du lädst Personen ein und gibst jeder eine Rolle. Heikle Schritte wie Versand, Storno oder Periodenexport können eine Freigabe durch eine zweite Person verlangen.
Ich habe schon Kunden und Projekte woanders. Umziehen?
Kunden, Projekte und Zeiteinträge lassen sich aus einer CSV übernehmen. Vor dem Speichern siehst du eine Vorschau, und ein ganzer Import lässt sich wieder rückgängig machen.
Ausführlicher steht alles im Helpcenter – 33 Anleitungen und eine längere FAQ.
Zeffio ist in der Beta.
Kostenlos ausprobieren, solange die Beta läuft. Preismodelle folgen – wer die Beta nutzt, erfährt es zuerst.
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